合同的签署在商务交往中，被视为一项标志着有关各方的相互关系取得了更大的进展，以及为消除彼此之间的误会或抵触而达成了一致性见解的重大的成果。因此，它极受商界人士的重视。
在商务交往中，人们在签署合同之前，为了使有关各方重视合同、遵守合同，在签署合同时，应举行郑重其事的签约仪式。
1、要布置好签约厅
按照规范，签约桌应当横放于室内。在其后，可摆放适量的座椅。签署双边性合同时，可放置两张座椅，供签约人就座。签署多边合同时，可以仅放一张座椅，供各方签约人签字时轮流就座；也可以为每位签约人都各自提供一张座椅。签约人在就座时，一般应当面对正门。
在签约桌上，循例应事先安放好待签的合同文本以及签约笔、吸墨器等等签约时所用的文具。与外商签署涉外商务合同时还需在签约桌上插放有关各方面的国旗。插放国旗时，在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方面的国旗须插放在该方签约人座椅的正前方。
2、要安排好签约时的座次
签约时各方代表的座次，是由主方代为先期排定的。合乎礼遇的作法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助。双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座。也可以依照取位的高低，一次自左至右（客方）或是自右至左（主方）地列成一行，站立于己方签约人的身后。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例，排成两行、三行或四行。原则上，双方随员人数，应大体上相近。
在签署多边性合同时，一般仅设一个签约椅。各方签约人签约时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字。他们的助签人，应随之一同行动。在助签时，依“右高左低”的规矩，助前人应站立于签约人的左侧。与此同时，有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立。
3、要预备好待签的合同文本
举行签约仪式，是一桩严肃而庄重的大事，因此不能将“了犹未了”的“半成品”交付其使用；或是临近签约时，有关各方还在为某些细节而纠缠不休。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本。它应当是正式的，不再进行任何更改的标准文本。
签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文。此外，亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文。使用外文撰写时，应反复推敲，字斟句酌，不要望文生义或不解其义而乱用词汇。
4、要规范好签约人员的服饰
按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签约仪式时，应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装，并且配以白色衬衫与深色皮鞋。男士还必须系上单色领带，以示正规。
5、电子签约形式成为主流
以上是传统的签约仪式形式，现在有很多会议上都会使用电子签约了。签约人用ipad进行电子签约，签约名字将会展示在大屏幕上，创意的签约形式可以为整场签约仪式提高档次，作为宣传推广来说是一件很好的事情。
