一、成立公司年会筹备工作委员会
公司年会通常由年会筹备工作委员会负责年会的组织和筹备工作，其主要职责是为了更好地协调各部门的事务及更有效地调配公司的各种资源来为年会服务（前提是不影响公司的生产经营活动），收集各部门员工上报的年会节目，并组织参加年会节目的活跃份子进行节目排练，筹划本年度年会的经费预算，做好年会的前期策划和后期执行工作。年会筹备工作委员会必然要推选一位总负责人，其负责组织并安排所有委员会成员的工作内容和时间管理，负责成员之间的能力、资源调配工作，以在最短时间内组成一个团结而强有力的组织团队为年会服务。
二、主题选定
举办年会，主题选定很重要，这是年会组织活动的中心，一切都围绕年会主题而展开，其中也包括年会的节目设置和编排、会场的环境布置和背景板的布置，年会主题，要求既抢眼又简练，以突出表达当年年会的主要方向。年会的主题选定需要结合企业的市场情况，品牌影响力，以及通过此次年会需要向所有员工传达的信息，同时还能与企业文化相契合。年会主题的选定可以采取有奖征集的方式进行，也可以结合当年生肖年确定活动的主题方向。除了年会的主题外，现场制造家庭聚会的温馨也是十分必要的。年会年年做，主题年年新。
三、场地选择
场地选择也是需要讲究的，很多公司举办年会都会选择酒店来举办，因为酒店各方面的设施都很齐备，灯光、音响、就餐等都不用HR去发愁。场地选择之所以讲究，是因为从合理化的角度去考虑，即年会场地的选择，必须根据参加年会的人数和各环节的设置来进行全盘考虑。在100人左右的年会，不需要大的场地，只要能容纳10桌的酒店大堂以及一个简单的舞台就足够了，如果是人数在几千号人的话，酒店未必是合适的选择，尤其是在年会的环节设置比较多的情况下，既有年会节目的表演，又有颁奖活动，既有互动活动，又有做游戏的活动，这些复杂的环节，需要场地更大些，户外或是选择在风景好温度适宜的海边，或许年会举办的效果会更好。
四、时间确定
年会时间的确定很重要，这关系到年会参加的人数，如果时间选择恰当，那么可以把各个部门的人员聚集在一起，同时又不耽误大家的工作，也不影响公司的生产经营活动。如果举办年会的时间选择在靠近春节前的话，外地的员工可能不能参加，如果他们路途遥远的话，需要提前请假离开，好订到机票或车票回团聚过大年。如果年会的时间选择在春节前一个月左右举办，比较适宜，外地员工还能参加年会活动。年会的时间选择还需要考虑到企业所处行业是否是淡季或旺季，如果正好处在企业所处行业的旺季的话，应避开。
五、环节设定
年会环节的设定，应尽量丰富些，除了有领导致辞，还应有公司业绩回顾、明年工作安排、年度各种优秀奖颁奖、员工才艺表演、抽奖活动、互动游戏、企业文化宣传等。如果可以的话，也可以邀请一些知名的嘉宾来参加，以增加年会现场的热闹气氛。
举办年会除了准备工作要充分以外，还需要注意以下两个方面：一方面，要善于利用热点事件，给大家留下深刻印象：年会年年做，但却没有给人留下深刻印象。每年都有一个标志性的事件，就拿2008年来说，2008年有两个标志性性的事件:一是北京奥运会，二是汶川大地震。一悲一喜，我们可以选择喜的，因此在2008年举办年会，可以考虑将2008年北京奥运会和企业很好的联系在一起，如在年会中设计一些奥运比赛项目的竞赛活动进来，如奥运福娃表演、拔河比赛等，这样的年会组织形式既可以深刻与奥运联系在了一起，又可以展现奥运精神中的拼搏、向上的积极风貌，同时也能给人留下深刻印象，当员工回忆起2008年的公司年会时，会回味无穷。另一方面，要注意年会活动的实用性：实用性就是说年会的组织和筹划要考虑的实用性，从节目的设置到奖品的发放，从音响到现场环境布置，从主题选定到时间的安排，都要从实际出发，这需要充分发挥头脑风暴法，富有创意又实在，华而不实就很肤浅。
年会是一场相聚的盛宴，是对过去的告别，也是对新的一年的开启，新年新气象，新年新起点。年会的举办，意味着为新一年度的工作奏响了序曲。真正好的年会，应该能够让人回味，既考虑细节，又不缺乏精神层面的东西，感动、感恩、奋进、回味、信心、快乐、圆满、幸福、收获、祝福……是年会活动留给我们的美好记忆，因为美好的时光只停留在那一美好的时刻，留在每一个人的心里。
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