活动策划是认知、理解、升华的一个过程，策划一次活动，无论大小，为保证活动举行的质量，因此活动的服务项目，视听设备租赁，展示道具制作，展厅专卖装潢，舞台设计灯光表演，花草租赁等都是需要仔细筹划安排的，而活动前期邀请方式的筹划也是其中重要的一环。
活动前期策划细节
①信息发布，从媒体上分有纸质广告、线下实体广告、网络媒体、电视媒体等几种形式。通常的信息发布包括主题、时间、地点、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送会议(展)企划书，可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望。
②回执，对于主办者来说，回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计和确认回执有效，接下来需要做的就是资源分配，主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。
③回执可以有多种形式，传真、信函、电子邮件、网络或者电话均可。回执需要注意的是，如果会展课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会展的有序安排会起到很大帮助。确认通知。
不管什么样的会议或者展览，作为主办者当然希望适宜的对象参加。因此对邀请方式的筹划就非常重要了。只有保证对各个环节都考虑全面，才能保证取得好的效果。会议会展现场的气氛调节也同样重要，在展会现场，通过互动游戏或者抽奖也能吸引人流，形成群聚效应。展会互动要设计的简单，可参与，并且最好有一定的创意和展示功能。
