临近年关，操办年会就成了行政工作的重中之重。最近，有行政er焦急地在群里发问：公司规模小，第一次办年会，该怎么做？

虽然规模不大，但对于第一次操办年会的小伙伴来说，真的会缺乏一个清晰的概念。流程怎么梳理？有哪些注意事项？可能完全都是懵逼的。

 

今天，小知就来和大家谈谈，如何顺利办完一场年会（百人左右）！快来看看吧～第一次办年会的行政er，从这几步做起。

一、需求调研

老板的需求很关键哦。首先，行政要先与老板沟通，询问他想要什么样的形式，预算是多少。在这个基调上才能接着往下开展行政工作。有的公司还会采用问卷来征集员工意见。但这么做可能会收集到各种“天马行空”或者“过于高大上”的想法，一方面对行政执行帮助不大，另一方面也难以满足，最终产生落差感。所以有时候，行政工作要适当取舍哦！

二、确认方案

需求调研后，行政得结合意见以及预算，尽快确定下年会的策划方案

年会的策划方案一般包含了这些元素：

基本信息（日期、场地、参与人员等）；

年会内容（节目、游戏、互动、抽奖，以及其他一些老板想通过年会来传递的信息）；

预算分配（场地、餐饮、礼品、交通、住宿等）；

工作分类（活动文案、会场布置、年会节目、礼仪迎宾、后勤）等。

三、制定执行计划并推进

年会筹备的时间长、工作量大且琐碎，如果没有一份切实有效的流程计划表，很有可能会导致年会日期到了，年会筹备却还没完全到位的局面。面对这复杂流程、待确定的事项，如何安排合理的时间呢？

这时候，可以用倒推法来梳理流程哦：

在推动落地的过程中，可以按照工作类别来分块进行，将需要提前准备或者时间筹备比较长的项放在前面。下面我们就根据吃饭+表演的年会组合形式来聊聊年会策划的推动落地～

1、预订场地

百人左右的公司规模，可以选择酒店或者度假村。不过选择场地的话，一定一定一定要注意提早预订！因为场地真的太重要了，年底又正是抢场地的时候，很多好的场地不好预订。有了场地，方案和具体预算的分配，可以配合场地来做或者调整

第一次选择场地的朋友，可以多注意以下几点：

1、场地的远近会影响到员工的整体感受。远的场地一般远离市区，环境优美，能让员工更放松。但要安排员工的交通住宿问题。近的场地交通便利，可以让员工自行解决交通。行政要在这中间做一个权衡～

2、场地的大小要合乎人数。预定的场地过大，参与人员坐得不够紧凑，年会的气氛就烘托不起来；场地过小，又会使员工产生拘束感。为了确保场地面积适宜，一定要现场核实场地！

3、场地最好要有能支持年会活动的设备。比如音响、灯光等。既能促进活动的顺利进行，又能节省预算，避免了行政再找供应商。

4、现场检查场地的功能设施配备。比如厕所距离活动场地的距离，有没有配备消防栓、逃生口等。举办大型活动时，要有预防突发性灾难的意识！

4、场地附近还要有停车位。可以方便公司同事及邀请来的客户嘉宾泊车～

 

2、人员的调动

不管举办多大的活动，都需要调动人员！尤其是行政人手有限，所以最好能调动公司人员一起来完成年会的筹备。人员的调动越早越好，这样可以给后期活动执行预留出足够的时间。

3、活动的安排

活动的安排同样可以细分成几块！比如可以从活动流程、亮点环节、活动餐饮、现场布置几方面去考虑。

①活动流程

为了保证活动当天流程的顺利进行，可以注意这几点：

1、制定好详尽的流程安排，越详细越好。

2、环节衔接要预留比较机动的时间。环节与环节间不必卡死，以便于及时做plan B的调整。

3、要对流程进行彩排。让参与人员都能对流程节奏与内容产生熟悉感。

4、前期后期的时间安排要合理。活动前期要预留交通时间，活动结束的时间也要合理，不能太晚，方便大家散场回家。

5、要有人在现场对流程全程监控。督促流程的走向，出现问题时及时更换计划。

②设立亮点环节

年会最好不要只设立吃饭和表演两个环节！行政可以看看哪些地方能增设一些亮眼环节，用以热场。如果整场年会下来，员工们只有吃吃喝喝看表演，那也是非常boring的！

亮眼环节可以是有趣的老板节目、奖品诱人的抽奖活动，或者好玩的热场小游戏！这些设置，可以让整个年会更有趣，完成度更高。设计这些环节的时候，一定要多与人沟通，听听他人的意见，确保是切实亮眼的设计，不然反而会拖了年会的后腿。

互动游戏——新年游戏、兔年摇一摇等互动游戏

主持人宣布游戏规则，同时负责调动现场气氛，达到游戏互动的效果。

大屏幕展示二维码，嘉宾通过扫码，摇一摇手机，大屏幕兔子动画效果向前进，根据手速获得排名

③现场布置

活动现场的布置可以分为两块，一块是需要提前布置完毕的，另一块是等活动当天布置的～可以将这两块加以区分。

④解决餐饮

年会的餐饮也是头等大事一件！场地选择在酒店的话，可以让酒店帮忙解决餐饮。传统的圆桌聚餐形式外，采用自助餐的形式也不错，既能满足百人规模的企业就餐，还可以让员工们在年会现场更自在、灵活。

⑤交通住宿

如果是将全体员工拉到郊区开年会，一开又是两三天，那么行政们还要考虑交通和住宿的问题。

⑥活动宣传

行政在举办年会的过程中，一定要重视宣传～可以通过邮件、公众号、内网等形式进行，让行政可以更好地了解员工的想法，员工也能实时知道行政都做了哪些工作。

四、注意事项

除了以上说到的，还有一些注意事项，也值得看一看。

1、电子设备做好备份。年会现场的PPT要事先复制到另一台电脑上，避免电脑临时罢工。

2、年会节目和参演人员发生变化，要事先通知并安排，留出时间调整。避免年会当天节目出纰漏。

3、整个年会的文档清单，除了相关负责人要有以外，年会总负责人都要有备份。

4、年会结束后，要记得检查现场，将能回收的物品整理好，第二年还能用。现场有遗落的物品，要记得保管并联系到个人。

5、如果年会需要用到供应商，一定一定一定要再三确认供应商的品质。