疫情迫使许多企业远距办公，让大家开始意识到远端开会跟实体会议的不同，也感到不便。这是因为把线下会议的模式完全复制到线上，没有认知到线上会议的特性及注意事项。不但让会议时间拖更长，开完会甚至觉得有听没有懂，反而花更多时间做后续沟通。今天就来检视自己或团队是否踩了这8个注意事项，重整线上会议步调，让工作更有效率。
线上会议注意事项1：不是自己发言却忘了静音
这会导致整个会议杂音很多，听不清楚彼此说话，还得花费时间管秩序。例如时常听到主持人或与会人说：「请问谁的麦克风没有静音？」，大家便开始检查自己的麦克风，最后发现还得说声抱歉，来来回回都是时间的耗损。
线上会议注意事项2：家中凌乱灯光昏暗
这会让同事或老板有不好的观感，觉得在家工作变怠慢了。有时甚至选了一个采光不好灯光不佳的地方开会，让自己显得没精神，没有对工作上心的样子。建议可套用线上会议软体「背景」，来美化环境，也记得把桌灯的角度稍微的调向自己，让脸容光焕发。但切记别让光太直射自己，过曝也会显得不专业，大家看不到你的表情甚至太死白。
线上会议注意事项3：抢发言
这是大忌！开会有时会激烈的讨论方案，难免彼此抢话，比大声。但这种行为在线上会议会让与会者的耳朵非常不适，也会使会议秩序大乱，进而影像大家心情，导致事情谈不拢。
你会发现，线上会议中就算是两个人同时心平气和的发言，都会听不清楚彼此说话内容，更何况热烈讨论时的音量失控及语速失控。
线上会议注意事项4：没有发言顺序控制人
这通常是主持人的责任，透过点人、排序来让大家一个接着一个发言，当有重要讯息插播时，也应该有人出面调配发言顺序。不然就会产生注意事项3所述的悲剧，大家各说各话，却没人听清楚任何话。也会发现平时爱发言的人，说得更多了，少了实体感，也少了被大家监督发言的约束，讲得天花乱坠占掉大半时间。同理平时少发言的人，会更倾向安静，好的想法可能被埋没，非常可惜。下个注意事项将谈到解决方案。
线上会议注意事项5：没有会议大纲
比起实体会议这在线上会议显得更重要，因为线上会议会让人失去时间感。人一旦没有在一个「会议空间」，就会松懈一些，更何况是在自己的家中甚至房间，一切都很放松，会觉得发言时间久一点没关系、谈些与会议无关的话题没关系，自己可以去装个水或是泡杯茶。但一点一滴都是时间的耗损，多花半小时一小时都是常见的。建议主持人挑选平时在办公室较有主见或是较谨慎的同事，当会议脱离主轴时，主持人应适时拉回大家，以节省时间维持开会效率。
线上会议注意事项6：音量失控
太大声、太小声都会影响会议进程。太大声可能会爆音、产生杂音回荡；太小声导致麦克风无法完全收音，与会者得不断提醒：「麻烦大声一些」而拖到会议时间。
线上会议注意事项7：技术出问题
这是最基本要检查好的，但有时还是会遇到插曲，所以在最后提醒大家。不论麦克风或是镜头，都会遇到电脑请求开启隐私权设定，这大多发生在第一次下载软体。但可能会因为太久没有登入而再次被要求开启权限，请务必在会议开始前先测试。网路稳定度也是最基本不过，才不会会议进行到一半，没了画面或声音，又得再次跟同事询问而耗费时间。
远端开会注意事项8：萤幕分享功能使用不当
可能会让同事看到与会议无关的内容，有些甚至是私人内容。
萤幕分享通常会分为三种：
单一视窗分享：可以选择想要分享哪个视窗，但不能选择两个以上。
单一分页分享：可以选择一个视窗里的某一个分页，但跳到另一个分页就不会被分享到。
整个桌面分享：分享所有自己萤幕上所出现的东西，跳回桌面没有任何试穿也会被分享到。
许多人会选错，例如选了单一分页，但有其他分页的demo需操作，却换来换去。而最尴尬的情况则是，选到整个桌面分享，被同事们看到与会议无关的画面无法立即关闭而慌乱不已。请务必在开会前演练过自己需要报告的东西，最好的做法是先关闭所有与会议无关的视窗及分页，以免发生意外。
以上8大注意事项只要多注意，多几次远端会议的练习，便能完全避免，若真的不小心而踩雷，也请不要在萤幕前慌张，跟与会人说你需要一点时间处理状况，或是调整自己的状态，便能从容地继续会议。不必出门不必完备整装也能轻松的讨论工作，让远距办公进行得很顺利。
何计划一个快乐而有趣的会议呢？小编任务以下是策划会议的几个步骤，小编希望这对你能有所帮助。
一、确定参加会议的人数 确定会议的参与人员人数和参会的领导嘉宾，邀请嘉宾一定要提前发送邮件和信件，确认会议的时间和地点，及时与嘉宾沟通安排接送。这与后续活动的安排有关，因此我们必须事先拟定一份名单来确定参与人数。
二、提前订好年会场地和菜单选择环境优美、交通便利的酒店，位置不应太远，要方便大家参加年会，菜单就是酒水饮料备足，吃喝喝好，酒店的招牌菜上就完了。
三、准备选择布置年会的装饰 根据所选场地的情况选择合适的装饰品，如果要在墙上装饰气球、彩带之类的装饰品，建议大家最好多买一些无痕的气球胶，以免损坏酒店的墙壁，粘贴气球既方便又美观。可以和酒店沟通好提前过去布置。
四、年会安排 多设计一些游戏，增加同事之间的互动。还可以将优秀员工评选和最佳节目评选改为现场答题进行，后台可以实时统计数据，及时在大屏幕上显示出来。
答题闯关游戏
答题开始前，会显示风格的预览小图以及当前参与人数，点击开始后，进入大屏幕倒计时环节，三秒倒计时后，进入答题阶段，大屏幕中间是题目跟选项，左右两边分别是当前题目的答题榜跟总答题榜。每个题目到时间后，会自动切换到下一题，等所有题目都结束后，游戏结束后并显示排名信息。
年会节目投票
现场员工嘉宾和领导在投票开始后，通过手机扫码进入手机投票页面，选择自己喜爱的节目投票。哪个选项最受青睐，交给现场观众来评选吧，轻松实现现场投票！大屏幕将实时显示每个节目的票数，公平、公正、公开。
压轴大奖抽取
年会中怎么能少了抽奖，这应该是全场最激动任心的时刻，看看今晚的大奖花落谁家。现场所有人员只需扫码微信头像即可进入奖池，大屏幕随机滚动微信头像，画面定格的头像就是中奖人员，惊喜开大奖。
摇一摇游戏
气氛最热烈的现场互动游戏，全程人员都能参与进来，一起拿出手机摇一摇，嗨翻全场。分数高的人员排名靠前，给获得指定名次的人员派发奖品，还可以邀请获奖人员上台发表获奖感言。这样的节目策划小哥哥小姐姐还不赶紧Get起来！
